【保存版】Notionの使い方入門｜タスク管理・メモ・データベースを一元化する方法

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「Notionって結局、何に使えばいいの？」

私のまわりでも、この手の相談はかなり多い。インストールしてみたものの、自由度が高すぎて何から手をつけていいか分からず、結局Evernoteに戻った——という話を何度も聞いてきた。

正直に言うと、私自身も最初は同じだった。2022年の夏ごろにNotionを触り始めて、3日で挫折。そのまま半年ほど放置して、ようやく再挑戦したときに「あ、こういうことか」と腹落ちした経験がある。

この記事では、そんな”Notion挫折あるある”を踏まえながら、初心者が最初の1週間でやるべきことに絞って解説していく。あれもこれもと欲張らず、まずは3つの使い方だけ覚えれば十分だ。

そもそもNotionとは何か？ ── 「全部入り」の意味を正しく理解する

Notionは一言でいうと「メモ帳・タスク管理・表計算・Wiki」が全部くっついたツールだ。公式は”オールインワンワークスペース”と呼んでいるが、もう少し具体的に言うとこうなる。

普段の仕事で、こういうツールの使い分けをしていないだろうか。

• ちょっとしたメモ → iPhoneの純正メモ帳やGoogle Keep
• やることリスト → TodoistやTickTick
• 情報ストック → Evernote
• データ整理 → ExcelやGoogleスプレッドシート
• チームの情報共有 → Slackのピン留めやGoogleドキュメント

これ、全部Notionに集約できる。1つのツールに集約するメリットは「あの情報どこに書いたっけ」がなくなること。実際に私が移行したとき、週あたり30分くらいは”情報探し”の時間が減った感覚がある。

ただし、Excelのマクロのような高度な計算や、Photoshop的な画像編集はできない。あくまで「情報の置き場所とタスク管理を一箇所にまとめる」のが得意なツールだと思ってほしい。

無料プランでどこまでできるのか

「有料じゃないと使い物にならないんでしょ？」と聞かれることがあるが、個人利用なら無料プランでまったく問題ない。

私はかれこれ3年ほど無料プランのまま使っているが、正直に言って困ったことがほぼない。唯一、5MBのファイル制限でPDFをアップロードできなかったことが2回あったくらいだ。画像やテキストメインなら5MBで十分足りる。

チームで使う場合は話が変わってくる。メンバーが10人を超える組織や、ファイル共有が頻繁な現場ではプラスプラン（月額約$10）への移行が必要になる。とはいえ、まずは無料で始めて「これは自分に合う」と確信してから課金しても遅くない。

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最初に覚えるべき3つの概念

Notionの学習コストが高いと言われる理由は、独自の概念が多いからだ。ただ、最初に覚えるべきものは3つだけ。これさえ押さえれば、あとは使いながら自然に分かってくる。

1. ページ（Page）

Notionのすべての基本単位。メモもタスクリストもデータベースも、全部「ページ」として作られる。

面白いのは、ページの中にページを入れられること。たとえば「仕事」というページの中に「A社プロジェクト」「B社プロジェクト」というページを作り、その中にさらに議事録ページを入れる——というフォルダ的な使い方ができる。

最初のうちは「フォルダ = ページ」と考えてしまって構わない。

2. ブロック（Block）

ページの中身を構成するパーツのこと。テキスト、見出し、チェックボックス、画像、テーブル、コードブロック……これらはすべて「ブロック」だ。

操作はシンプルで、ページ内で / を打つとブロック一覧がポップアップ表示される。そこから選ぶだけ。WordPressのGutenbergエディタを使ったことがあれば、感覚はほぼ同じだと思ってもらっていい。

よく使うブロックはこのあたり。

3. データベース（Database）

ここがNotionの真骨頂で、同時にいちばん戸惑うポイントでもある。

データベースとは、簡単に言うと「複数のページをExcelの行みたいに一覧管理できる機能」だ。しかも、その一覧をテーブル表示、カンバン表示、カレンダー表示、ギャラリー表示と自由に切り替えられる。

よくある使い方としては、読書管理のデータベースを作って「タイトル・著者・読了日・評価」みたいなプロパティ（列）を設定し、本を読み終わるたびに1行追加していくスタイル。これを3ヶ月もやると、自分だけの読書ログが完成する。

正直、データベースは最初から完璧に理解する必要はない。「なんか表みたいなやつ」くらいの認識で始めて、触りながら覚えるのがいちばん速い。

最初の1週間で作るべき3つのページ

概念の話だけしても仕方ないので、実際に手を動かそう。以下の3つをとりあえず作ってみてほしい。所要時間はトータルで30分もかからないはずだ。

① タスクリスト ── まずは「今週やること」を書き出す

いきなりデータベースで作ろうとしなくていい。ページを新規作成して、/todo と入力するだけでチェックリストが出てくる。

□ 月曜：A社に見積もり送付
□ 火曜：採用面談の準備
□ 水曜：月次レポート作成
☑ 木曜：チームMTGのアジェンダ作成（完了）

これだけで立派なタスク管理になる。「期限」や「優先度」を付けたくなったら、そのときにデータベース化すればいい。最初から凝ったものを作ろうとして挫折するのが、Notionあるあるの第1位だと私は思っている。

② メモ帳 ── 思いついたことを何でも放り込む場所

「インプットしたけどどこにも書かなかった情報」って、驚くほど多い。会議で聞いた数字、ランチ中に思いついたアイデア、Twitterで見かけた有益なスレッド。これらを全部1つのページに放り込む。

私のやり方はこうだ。「inbox」という名前のページを作って、日付の見出しの下にどんどん追記していく。1週間に1回、たまった内容を整理して別ページに移す。これだけで「あれどこに書いたっけ」問題の8割は解消する。

③ プロジェクト管理 ── カンバンで「見える化」する

ここで初めてデータベースを使う。/board と入力するとカンバンビュー（付箋を横に並べる形式）のデータベースが作れる。

ステータスを「未着手」「進行中」「完了」の3列にして、やることをカードとして追加。カードをドラッグで移動させるだけで進捗管理ができる。Trelloを使ったことがある人なら、まったく同じ感覚で使えるはずだ。

実際に私が仕事で使っている構成は「未着手 → 対応中 → レビュー待ち → 完了 → 保留」の5列。保留列があるとかなり便利で、「今じゃないけどいつかやる」タスクの置き場に困らなくなる。

実務で差がつくNotion活用テクニック5選

基本を押さえたら、次のステップとしてこのあたりを試してみるといい。

1. スラッシュコマンドの暗記は不要 ── よく使う5個だけ覚える

/ コマンドは数十種類あるが、実際に日常で使うのはせいぜい5つ程度。/h1（見出し）、/todo（チェック）、/table（表）、/callout（強調）、/toggle（折りたたみ）。この5つを指が覚えたら、あとは必要になったときに調べれば十分だ。

2. ショートカットキーで操作速度が倍になる

特に Ctrl+P（クイック検索）は毎日使う。ページが100個を超えてくると、サイドバーからたどるより検索したほうが圧倒的に速い。私の場合、Notionを開いて最初にやることは大体 Ctrl+P だ。

3. テンプレート機能で「毎回ゼロから作る」をやめる

議事録、週報、日報など、毎回同じ構成で書くものはテンプレート化すると楽になる。Notionの公式テンプレートギャラリーには2,000以上のテンプレートが公開されていて、「タスク管理テンプレート」「習慣トラッカー」「CRMテンプレート」など用途ごとに見つかる。

ただし、他人が作ったテンプレートをそのまま使うと自分のワークフローに合わないことが多い。おすすめは、テンプレートを複製した上で不要なプロパティを削除し、自分用にカスタマイズすること。最初の30分をここに投資すると、その後何十時間も節約できる。

4. Web Clipperで「あとで読む」をNotionに一元化

Chrome拡張機能の「Notion Web Clipper」を入れると、閲覧中のWebページをワンクリックでNotionに保存できる。ブックマークと違って、記事の本文ごと保存されるのがポイントだ。

私は「あとで読む」専用のデータベースを作っていて、Web Clipperで保存するときに自動的にそこに入るようにしている。週末にまとめて読んで、使えそうなネタにはタグを付ける。こうすると「あのとき読んだ記事のあの話」を検索で引っ張り出せるようになる。

5. スマホアプリは「入力専用」と割り切る

Notionにはスマホアプリもあるが、正直に言うとPC版に比べて操作性はかなり落ちる。画面が小さいのでデータベースの操作がしづらいし、読み込みに2〜3秒かかることもある。

だから私はスマホアプリを「入力専用」として使っている。外出先で思いついたことをinboxページにメモする。それだけ。編集や整理はPCでやる。この割り切りをしてからストレスがかなり減った。

Notion vs Evernote vs OneNote ── 結局どれを選ぶべきか

この比較は本当によく聞かれるので、実際に3つとも使ってみた経験をもとに整理しておく。

結論から言うと、こうなる。

• とにかく情報を貯めて検索したい人 → Evernote。検索精度は今でもEvernoteが頭一つ抜けている。
• 手書きメモやペンタブを使いたい人 → OneNote。Surface + OneNoteの組み合わせは代替がない。
• タスク管理・プロジェクト管理まで一元化したい人 → Notion。これができるのはNotionだけ。

よくある勘違いは「NotionがあればEvernoteは不要」という話。確かにNotionは多機能だが、オフライン利用が弱い点と、検索精度ではまだEvernoteに及ばない面がある。自分が何を最優先にするかで選ぶのが正解だ。

よくある失敗パターンと対処法

Notionを始めた人が陥りやすいパターンを3つ紹介しておく。これは自分自身の失敗経験と、周囲の人から聞いた話をもとにしている。

失敗1：最初から完璧な構成を作ろうとする

「ページ構成をちゃんと考えてから始めよう」と思って、いつまでも使い始められない人。これがいちばん多い。Notionはページの移動やリネームが簡単だから、適当に作って後から整理すればいい。最初の構成は絶対に変わる。断言できる。

失敗2：機能を使いすぎて複雑にする

データベースのリレーション、ロールアップ、フォーミュラ……Notionには高度な機能がたくさんあるが、個人利用で全部使う必要はまったくない。機能を足すたびにメンテナンスコストが上がるので、「なくても困らない」ものは付けないのが鉄則だ。

失敗3：すべてをNotionに移行しようとする

今使っているGoogleカレンダー、Slack、メールをすべてNotionに統合しよう——と意気込んで、途中で力尽きるパターン。Notionはあくまでカレンダーアプリやメールの代替ではない。「情報のストック」と「タスク管理」に絞って使うのが現実的だ。

まとめ ── まず今日やることは3つだけ

長々と書いてきたが、Notionを始めるために今日やるべきことは3つだけだ。

1. Notionにアカウントを作る（Googleアカウントで30秒）
2. タスクリストのページを作る（/todo で今週やることを5個書く）
3. inboxページを作る（思いついたことを何でも放り込む場所）

この3つで合計10分もかからない。それだけで「Notionを使っている状態」になれる。

凝った使い方は1ヶ月後でいい。まず使い始めて、自分が何に不便を感じるかを確認する。そこから機能を足していけば、自然と自分に合ったワークスペースが出来上がっていく。

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最終更新: 2026-03-28

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